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Sie sind teils eine Notwendigkeit um Abläufe in Institutionen oder Firmen im größeren Rahmen zu ermöglichen (Bankbelege im internationalen Verkehr) und teils ein hilfreiches Organisationsmittel (Organisationsverbinder), für den Ablauf im Betrieb und im Kundengespräch. Jederzeit griffbereit sorgen sie für Ordnung und Struktur im Gespräch, wodurch die Dienstleistung für den Gast optimiert wird. Die Vollständigkeit, Zeitersparnis, Vergleichbarkeit sowie die Transparenz der Informationen sind weitere Gründe für ihre Verwendung. Bei Erarbeitung muss geprüft werden: a) ob bestehende Vordrucke noch aktuell sind, b) ob vorhandene Vordrucke weiter benutzt werden können, c) ob der Vordruck einem Dauerbedürfnis entspricht, d) ob das Prinzip der Einfachheit berücksichtigt wurde, e) das der Vordruck nicht spontan eingeführt wird, f) welchen Zweck der Vordruck haben und welche Stellen er durchlaufen soll, g) welches Format der Vordruck haben soll, h) ob der Vordruck der Beanspruchung entspricht, i) ob der Vordruck handschriftlich oder mit der Maschine ausgefüllt werden muss, j) ob der Vordruck Schreibgewandten oder Schreibungewandten Mitarbeitern vorgelegt wird, k) ob der Vordruck mit Durchlaufvermerken oder Durchschriften ausgestattet werden muss, l) ob Anweisungen zur Bearbeitung aufgedruckt werden müssen.

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