Reisekosten sind im steuerlichen Sinn alle Aufwendungen, die durch eine betriebliche Fahrt, Geschäfts- oder Dienstreisen unmittelbar entstehen. Kosten, die die Reise nur mittelbar verursacht wie z.B. Kosten für die Anschaffung von Kleidung, sind keine Reisekosten.Dient die Reise betrieblichen und privaten Zwecken, müssen die privaten Aufwendungen außer acht gelassen werden. Nach Dienst- und Geschäftsreisen muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden. Hierbei muss beachtet werden, dass eine Dienstreise erst dann vorliegt, wenn der Steuerpflichtige aus betrieblichen oder beruflichen Gründen weiter als 15 km von seiner Betriebsstätte vorrübergehend tätig wird (EstR zu §12 EstG). Werden Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet, gehören sie nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Zu den Reisekosten gehören:
1.) Die Fahrtkosten in nachgewiesener Höhe (Vorlage der Fahrkarte, Quittung von Reisebüros oder Tankstellen, Fahrtenbücher oder ähnliches)
Fahrtkosten mit eigenem Fahrzeug können hierbei nicht in Form von Pauschalbeträgen geltend gemacht werden. Bei Arbeitgebern können die Fahrtkosten
mit eigenem PKW nicht noch in Höhe von Kilometergeldern geltend gemacht werden, da ihr Fahrtaufwand bereits in der dem Finanzamt geltend gemachten
Kfz-Unkostenpauschale enthalten ist.
2.) Die Unterbringungskosten in nachgewiesener Höhe (Quittung des Hotels muss auf Namen des Steuerpflichtigen lauten)
Zu beachten ist,dass für die Kosten der Unterbringung nur bei Arbeitnehmern und Reisen im Inland Pauschalbeträge gewährt werden. Die Kosten
für das Frühstück werden zu den Aufwendungen für Verpflegung gezählt. In der Regel können diese Kosten bis zu einer bestimmten Höhe steuerfrei
abgesetzt werden.
3.) Die Mehraufwendungen für Verpflegung oder die Zehrkosten aus Anlass der Geschäftsreise
Der Mehraufwand ist hier der Betrag, der sich nach Abzug der Haushaltsersparnis von der gesamten Aufwendung für Verpflegung ergibt. Er wird
entweder nach Belegen oder Pauschalbeträgen errechnet.
4.) Die Nebenkosten in nachgewiesener oder glaubhaft gemachter Höhe
Zu den Nebenkosten zählen Aufwendungen für die Beförderung von Gepäck, für die Benutzung von Krankenwagen am Reiseort, Parkplatzgebühren,
Ausgaben für Porto, u.ä.