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Das Pflichtenheft wird bei (öffentlichen) Ausschreibungen oft auch als Lastenheft deklariert. Dieses wird vor allem bei der Planung von Projekten, insbesondere im breitgefächerten EDV-Bereich und hier speziell im Anwendungssoftwareentwicklungsbereich eingesetzt. Dieses Instrument dient der Dokumentation von Anforderungen an den Anwender, z. B. für die erforderliche Hardware, Daten und Peripherien bis hin zu Kosten und Terminen. Die Dokumentation in Form einer Checkliste, die als Formular die oben genannten Anforderungen enthalten kann, dient der präzisen Projektüberwachung, Kapazitätsplanung und der Qualitätskontrolle. Das Pflichtenheft sollte stets als Istgröße stehen, um den Auftrag/das Projekt optimal bearbeiten zu können, sprich den Anforderungen des Auftraggebers. Ständige Ist-Soll-Vergleiche sind Grundlage zur Zielerreichung.

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