Gästekartei (Adressenkartei/Kundendatenbank)=Guest History
Vom Hotel geführtes Verzeichnis aller wichtigen Gastinformationen, einschließlich Anzahl und Dauer der jeweiligen Aufenthalte und der jeweiligen Preise. Die Gästekartei ist ein unverzichtbares Hilfsmittel für die individuelle Gästebetreuung; enthält neben persönlichen Daten und Fakten (z.B. Adresse, Geburtstag, Hochzeitstag) Hinweise auf Vorlieben und Wünsche wie z.B. bevorzugte Weinmarke oder Zimmer.
Es ist wichtig, die Kartei ständig zu aktualisieren. Oft gibt es gerade im Restaurant für die Bedienung,auch bei bereits bekannten Gästen ständig die Möglichkeit neue Vorlieben zu erfahren und diese zu vermerken. So ist es auch für den Stammgast möglich,immer wieder auf´s Neue überrascht zu werden.
Die Informationen aus einer Gästekartei sind die Grundlage für Kundenbindungsmaßnahmen. Gästekarteien bieten als besondere Form der Sekundäranalyse wichtige Hinweise und Informationen über die speziellen Zielgruppen, das Gastverhalten(z.B. Aufenthaltsdauer, Umsatz, Reservierungshäufigkeit) und die Gästekategorien. Dabei sollte ein möglichst breites Spektrum relevanter Daten über bestimmte Merkmale und Gästewünsche(gesplittet nach Privat- und Geschäftsreisende, Reisemittler u.a.) erhoben werden.