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Hotel-Lexikon

Function Sheet

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Plant ein Gast eine Veranstaltung, wird mit der Bankettabteilung ein Verkaufsgespräch geführt, in dem alle Details besprochen und schriftlich in einem Veranstaltungsauftrag festgehalten werden. Dieser wird auch function sheet genannt.

Ein Veranstaltungsauftrag wird vervielfältigt und an alle am Ablauf der Veranstaltung beteiligten Abteilungen weitergeleitet um eine bestmögliche Vorbereitung zu gewährleisten (Küche, Dekoration usw.). Zusätzlich dient er als Auftragsbestätigung für den Kunden und des ausführenden Unternehmens (Hotel, Restaurant oder Caterer). Deswegen muss er auch von beiden Seiten unterzeichnet werden.

Folgende Angaben sollten unbedingt enthalten sein: laufende Nummer des Auftrags, Anschrift und Telefonnummer des Auftraggebers, Rechnungsanschrift, Ort, Räumlichkeiten, Datum, Uhrzeit, Dauer und Art der Veranstaltung, Höhe der Raummiete, Personenanzahl, Preise für alle aufgeführten Leistungen, Tischwäsche, Tischform, Dekoration, Gestaltung der Menükarten, Menü, Getränke, Veranstaltungsablauf, Musik, Sonderwünsche

Es ist unbedingt auf eine übersichtliche, leicht verständliche Gestaltung zu achten. Fließtexte sollten, wenn möglich, vermieden werden.

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