Der Begriff „Check-in“ kommt ursprünglich aus der Flugbranche und bezeichnet den Abfertigungsvorgang für Reisende zur Feststellung der Anwesenheit und zur Feststellung der mitgeführten Gepäckmenge. Er wird an einem Schalter durchgeführt, im Hotel demnach an der Rezeption. Wie bei den Flugreisenden die Sitzplatzzuteilung, wird in der Hotelbranche dem Gast ein Zimmer zugeteilt, welches er bereits reserviert hat oder nicht. Bei Hotelaufenthalten beinhaltet der Check-in generell das Erfassen der Personalien des Gastes mit Hilfe eines Meldescheines, ggf. das Prüfen der Kreditwürdigkeit sowie das Aushändigen des Zimmerschlüssels.
Ein optimaler Check-in läuft wie folgt ab: 1) Begrüßung des Gastes, Gast willkommen heißen. 2) Erfragen des Gastnamens 3) Aufrufen der Buchung im Hotelsoftwaresystem unter den Suchkriterien Name, Firma, Reservierungsnummer 4) Bei vorhandener Buchung Meldeschein herausnehmen 5) Gast erklären, welche Daten benötigt sind und ihn ausfüllen lassen 6) Währenddessen die Reservierungsdaten überprüfen 7) Zahlungsart und Rechnungsanschrift abfragen 8) Check-in im System durchführen 9) Zimmerpass ausschreiben und Anzahl der Zimmerschlüssel erfragen 10) Abschließende Fragen (Gepäckhilfe, Awardkarte, Frühstück, Weckruf, Stadtinformationen, etc.) 11) Erklärung des Zimmerpasses mit Verweis auf die Etage (Zimmernummer darf/sollte nicht laut genannt werden), Minibarschlüssel, Weg zum Zimmer und zum Fahrstuhl erklären 12) Verabschiedung, Angenehmen Aufenthalt wünschen und Gastnamen dabei benutzen.
Sense of arrival: Ganz wichtig beim Check-in ist, dass der Gast in jedem Fall merkt, dass man ihn wahrgenommen hat, auch wenn er gerade nicht an der Reihe ist. Somit weiß der Gast zunächst, dass man ihn registriert hat und sich bald um ihn kümmern wird. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter sich immer zuerst auf den Gast zu bewegt und die Bereitschaft zeigt, dem Gast zu helfen, bevor er danach fragen muss.