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Buchführungspflicht

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Buchführungbezeichnet die in Zahlenwerten vorgenommene planmäßige, lückenlose, zeitliche und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge in einer Unternehmung auf Grund von Belegen. Sie ist das zahlenmäßige Spiegelbild einer Unternehmung und wichtige Informationsquelle für den Unternehmer und dient außerdem dazu, den gesetzlich fixierten Informationsanforderungen von Behörden nachzukommen. Erfunden hat die Buchführung 1494 der Franziskanermönch Luca Pacioli.

Zweckmäßig ist eine Differenzierung des Oberbegriffs „Buchführung“ in die

  • Finanzbuchführung, aus der ein Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) entwickelt wird und
  • Betriebsbuchführung, die der innerbetrieblichen Kostenerfassung sowie der Selbstkostenrechnung (Kalkulation) dient.

Die Buchführung ist Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Dieses enthält außer der Finanz- und Betriebsbuchführung die betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung sowie die Planungsrechnung (Voranschläge für künftige Einnahmen und Ausgaben).

Pflicht zur Buchführung

Neben dem Eigeninteresse des Unternehmers gibt es gesetzliche Vorschriften, in denen die Pflicht zur Buchführung festgeschrieben ist. Für Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, gelten die Rechnungslegungsvorschriften des Handelsgesetzbuches:

Beispiel Gastwirt:

Ein Gastwirt betreibt Warenumsatzgeschäfte und ist somit im Sinne des Handelsgesetzbuches HGB ein Kaufmann. §1

Abs.1 HGB:

„Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuches ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.“

Also ist auch der Gastwirt wie jeder Kaufmann dazu verpflichtet, für Kreditgeber, das Finanzamt und auch für die eigene Kontrolle, buchzuführen, um zuverlässige Auskünfte über die Vermögens- und Ertragssituation zu erhalten

Buchführungspflicht nach Handelsrecht

Nach § 238 HGB

„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“

Darüber hinaus müssen Gewerbetreibende auch ohne Handelsregistereintrag die steuerlichen Bestimmungen der Abgabenordnung beachten:

Buchführungspflicht nach Steuerrecht

„Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.

Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes,

  • von mehr als 350.000 Euro ab 01.01.2007 500.000 Euro im Kalenderjahr oder
  • selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als

25.000 Euro oder

  • einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 30.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
  • einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 30.000 Euro im Kalenderjahr gehabt haben,

sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus anderen Gesetzen ergibt.“ Nach § 140 und 141 AO

Beschaffenheit der Buchführung

Der § 238 HGB legt fest:

„Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“

Ein „sachverständiger Dritter“ kann ein Finanzbeamter sein, der im Rahmen einer Außenprüfung die Buchführung kontrolliert. Sachverständiger Dritter kann aber auch ein Familienangehöriger oder Geldgeber sein, der sich an Hand der Geschäftsbücher davon überzeugen will, dass sein Geld gut angelegt ist.

In der Abgabenordnung werden auch diese Bestimmungen aus steuerlicher Sicht ergänzt. Falls die Buchführung nicht den Anforderungen entspricht, z. B. weil Unterlagen fehlen, kann nach § 162 die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Diese Grundsätze sind in verschiedenen gesetzlichen Vorschriften enthalten, ergeben sich aber insgesamt aus der bewährten kaufmännischen Praxis. Sie lassen sich in den zwei Grundprinzipien „Wahrheit“ und „Klarheit“ zusammenfassen.

  • Wahrheit in der Buchführung bedeutet, dass alles so gebucht werden muss, wie es wirklich vorgefallen ist. Scheinbuchungen über Vorgänge, die nicht tatsächlich stattgefunden haben, sind verbotene Fälschungen.
  • Klarheit bedeutet, dass alles übersichtlich, eindeutig, lesbar, nachvollziehbar und geschützt vor Fälschungen sein muss.

Belegpflicht

Eine sich aus der Forderung nach Wahrheit und Klarheit zwingend ableitende Regel lautet, dass keine Buchung erfolgen darf, ohne dass ein Beleg vorliegt. Wenn der Beleg nicht aus dem Geschäftsvorfall direkt entsteht (zum Beispiel Eingangsrechnung, Quittung), ist ein Eigenbeleg anzufertigen (Kopie der Ausgangsrechnung, Lohnbeleg, Materialentnahmeschein, Abschreibungsbeleg, ...). Bei der Anfertigung von Eigenbelegen ist von vornherein zu bedenken, dass sie jeder Revision standhalten müssen, besonders auch vor dem Finanzamt. Für Buchführungsunterlagen bestehen Aufbewahrungspflichten.

Organisationsgrundsätze

  • Jeder Geschäftsvorfall ist in einem Beleg zu erfassen.
  • Die Belege sind zeitnah zu erfassen.
  • Die Geschäftsvorfälle sind zu systematisieren.

Buchungsgrundsätze

Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen

  • vollständig
  • richtig
  • zeitgerecht
  • geordnet und
  • verständlich sein.

Elektronische Dokumente müssen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme behandelt und archiviert werden. Besondere Bedeutung haben die GOB bei der Bilanzierung. Das Handelsgesetzbuch enthält eine Reihe von speziellen Bestimmungen, die hierbei zu berücksichtigen sind.

Doppelte Buchführung - Grundlagen

Die doppelte Buchführung – auch kaufmännische Buchführung genannt – ist die in der privaten Wirtschaft vorherrschende Art der Finanzbuchhaltung. Man spricht von „doppelter“ Buchführung, weil jeder Geschäftsvorgang hierbei in zweifacher Weise erfasst wird. Im Grundbuch (Sozialversicherungen: Zeitbuch) werden alle Vorgänge in zeitlicher Folge dargelegt, während im Hauptbuch (Sozialversicherungen: Sachbuch) eine sachliche Zuordnung über das Buchen in Konten (Doppik) erfolgt. Die Doppik ist daher lediglich eine besondere Verfahrensweise in der Buchführung.

Eine andere Auslegung des Begriffs „Doppelte Buchführung“ sieht die Duplizität darin, dass der Erfolg eines Unternehmens auf zweifache Art nachgewiesen werden kann:

  • durch den Vergleich des Eigenkapitals des aktuellen Jahres mit dem des Vorjahres in der jeweiligen Bilanz.
  • durch den Vergleich der Aufwendungen und Erträge des aktuellen Jahres in der Gewinn- und Verlustrechnung

Bilanz

Die Bilanz ist die Darstellung der Vermögenswerte – der Aktiva – einerseits und die Darstellung der Finanzierung – der Passiva – andererseits. Aktiva sind solche Vermögensformen, die ein Unternehmen „aktiv“ einsetzen kann, unabhängig davon, ob diese selbst finanziert wurden oder nicht. Die Passivseite zeigt die Finanzierung, also die Herkunft des Kapitals. Der Kapitalgeber kann die Richtung der Geschäftstätigkeit mitbestimmen, im Vergleich zum Geschäftsführer verkörpert er dennoch aber die passive Seite. Aussage der beiden Seiten der Bilanz

Aktiva

  • Formen des Vermögens
  • Wie wurde investiert?
  • Wie wurden die Mittel eingesetzt?

Passiva

  • Herkunft, Quellen der Finanzierung
  • Wie wurde finanziert?
  • Woher stammen die Mittel?

Früher war die Detailliertheit der Bilanz dem Kaufmann überlassen – es hatte sich eine Art allgemeiner, gesellschaftlicher Übereinkunft herausgebildet. Jetzt wird auch das in § 266 (2) HGB gesetzlich geregelt. Die dort enthaltene Bilanzgliederung (der sog. „Kontenrahmen“) ist zwar nur für große und mittelgroße Kapitalgesellschaften vorgeschrieben. In der Praxis hat sich diese Gliederung aber auch für Personengesellschaften durchgesetzt, wobei häufig die Positionen noch weiter komprimiert werden.

Unter dem Stichwort Bilanz ist die Bilanzgliederung nachzulesen. Beide Seiten der Bilanz sind sortiert, und zwar:

  • die Aktivseite absteigend nach „Flüssigkeit“ (Liquidität): Vermögenswerte, die sich am schwersten in Bargeld verwandeln lassen (z. B. Grundstücke) stehen oben, die dem Geld am nächsten stehenden Vermögenswerte (Kassenbestand, Bankguthaben) unten.
  • Die Passivseite absteigend nach „Fälligkeit“: Oben die Finanzierungsquellen, die dem Unternehmen längerfristig zur Verfügung stehen, unten die kurzfristigen Verbindlichkeiten.

Zusammenhang zwischen Bilanz und Inventar

Eine Bilanz wird dem Unternehmer, eventuellen Geldgebern und den Finanzbehörden die notwendigen Informationen nur dann liefern, wenn die darin enthaltenen Werte der Wahrheit entsprechen. Das wird mit dem Inventar gesichert.

Auch beim Inventar fallen die Informationserfordernisse des Unternehmers mit denen äußerer Interessenten zusammen. Der Gläubigerschutz gebietet dem mit Fremdmitteln arbeitenden Kaufmann, dass er sein Vermögen und seine Schulden genau beziffert. Er darf in die Bilanzpositionen nicht einfach irgendwelche geschätzten Werte eintragen. Jeder Wert muss durch das Inventar belegbar sein. Daher wird ihm in § 240 HGB die Pflicht zur Aufstellung eines Inventars auferlegt:

„Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben.“

Zusammenhang zwischen Bilanz und Konten

Das Konto in der Finanzbuchführung dient dazu, aus der Bilanz als Momentaufnahme eine dynamische Darstellung der Geschäftsfälle zu entwickeln. Diese Funktion ergibt sich aus der Tatsache, dass jeder Geschäftsfall mindestens zwei Bilanzpositionen verändert – aber eben meist auch nicht mehr als zwei oder drei Positionen, während die vielen anderen Positionen der Bilanz unverändert bleiben. Es ist also sinnvoll, nur die Positionen, die von den Geschäftsvorgängen betroffen sind, zu verändern, anstatt die gesamte Bilanz nach jedem Geschäftsvorfall neu zu erstellen. Daraus ist die Erkenntnis entstanden, die Bilanz in Konten aufzulösen und nur die Veränderungen in Konten einzutragen.

In den Konten werden Anfangsbestände vorgetragen. Das Vortragen der Anfangsbestände erfolgt nach dem Prinzip: Wenn die Werte in der Bilanz auf der linken Seite (der Aktivseite) stehen, kommen sie in die linke Seite des Kontos (bezeichnet als Soll). Folgerichtig ergibt sich daraus: Die Werte aus der Passivseite der Bilanz kommen in die rechte Seite des Kontos (Haben).

Dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Gegenbuchung“, nach dem mindestens zwei Konten bei einer Buchung berührt werden, wird bereits bei der Auflösung der Eröffnungsbilanz in Konten Rechnung getragen. Da es eigentlich kein Gegenkonto für die Übernahme der Anfangsbestände in die Konten gibt, hat man als Hilfskonstruktion das Eröffnungsbilanzkonto eingeführt. Dieses enthält somit alle Anfangsbestände, aber – logischerweise – spiegelverkehrt und dient zudem zur Kontrolle von Richtigkeit und Vollständigkeit der zu übernehmenden Beträge.

Gewinn- und Verlustrechnung

Vorgänge, die den Geschäftserfolg eines Unternehmens beeinflussen, könnten direkt auf das Eigenkapitalkonto des Unternehmens gebucht werden. Das entspricht der Buchungslogik und ist inhaltlich auch völlig korrekt. In diesem Falle wäre bei wenigen Geschäftsfällen auch die Übersichtlichkeit gewahrt. In der Praxis gibt es jedoch selbst in kleinen Unternehmen unzählige Geschäftsfälle, die Erträge oder Aufwendungen darstellen und damit das Eigenkapital beeinflussen. Würde immer direkt auf das Eigenkapitalkonto gebucht werden, wäre das Ergebnis chaotisch und unübersichtlich. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, werden Erträge und Aufwendungen nicht direkt, sondern nur saldiert auf das Eigenkapitalkonto gebucht. Dafür wird eine spezielle Gewinn- und Verlustrechnung eingerichtet und dem Eigenkapitalkonto vorgeschaltet. Der Aufbau (Gliederung) dieser Rechnung ergibt sich aus § 275 HGB. Am gebräuchlichsten ist die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren.

gesehen D.Maresca FSH 11

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